الإدارة

بقلم/ أفراح رامز عطيه

باحثة ماجستير تربية مقارنة وادارة تعلمية…

تعتبر الادارة من أهم الوظائف في كافة أنواع المُنشآت مهما كانت طبيعةُ عملها؛ لأنّها تساهم في توفيرِ السيطرة اللازمة على العمل، ووضع مجموعة من الخطط التي تنظم المهام المطلوبة من الموظفين أو العاملين بطريقة جيدة عن طريق الاعتمادِ على تحديد الأهداف الرئيسية للمنشاة ، ومن ثم الحرص على تحقيقها وفقا لمجموعة من الاستراتيجيات التي تسعى الادارة العامة لصنعها، ودراستها، وتحليلها بناء على خبرة سابقة، أو إنشاء دراسةٍ للجدوى تساهم في معرفة التوقعات التقديرية للنتايج التي سيتم الوصول لها.

يطلق على الشخص الذي يتحكم ويشرف على هذه الإدارة مسمى المدير العام.

المدير العام يعرف أنه الشخص الذي يشكل حلقة الوصل بين المنشأة والموظفين والأهداف الخاصة بها؛ لأنّه المسؤول عن العديد من المهام الخاصة بِمُجريات العمل لخبرتهِ الكافية في أصول ومبادئ الإدارة الصحيحة .

ومن التعريفات الأُخرى للمدير العام أنه الشخص الذي يتحكم بشكل مباشر في كافة أقسام الشركة أو المؤسسة من خلال السلطة التي يمتلكها، ويحرص على تطبيقها بطريقة صحيحة، وتتناسب مع السياسة العامة للأعمال، ولا تخالف أية تعليمات وظيفية.

يقوم المدير العام بمتابعة تطبيق العمليات الإدارية الرئيسية في المنشاة التي يديرها بأفضل وأنجحِ الطرق الممكنة .

مَهام المدير العام مهام المدير العام هي كافة المسؤوليات والواجبات المترتبة على المدير العام داخل حدود شركته وخارجها، لذلك عليه أن يحرص على تنفيذها بطريقة صحيحة؛ سواء داخل الشركة مما يساهم في تطبيق العمليات الإدارية ، أو خارجها والذي يعكس صورةً إيجابية عن الشركة أمام الشركات او المؤسسة الأُخرى، والمجتمع عموما وخصوصا أمام العملاء.

ومن أهم المهام التي يقوم بها المدير العام ما يأتي:

الإشراف على كافة النشاطات والعمليات اليومية في الشركة عن طريق متابعتها بشكل دائم ومستمر .

ضمان تنفيذ أفضل الاستراتيجيات التي تضمن التطور المستمر في بيئة عمل الشركة او المؤسسة .

وضع الأهداف الخاصة بكافة المهام ، وقياس مدى نجاح الأداء في تنفيذها، ومتابعة التقارير الخاصة بها. الاهتمام بمراقبة عمل المدراء التنفيذيين ، ورؤساء الأقسام، والمشرفين عن الأعمال المختلفة .

البحث عن أفضل البرامج الوظيفية التي من الممكن تطبيقها ضمن بيئة الشركةاو المؤسسة بنجاح.

السعي للربط بين المنتجات والخدمات المقدمة من قبل الشركة ، مع طبيعة العملاء المستهدفين في المجتمع.

الاهتمام بتوظيف الموظفين الأكفياء، والذين يساهمون في تحقيق التطور المهني في كافّة المجالات الوظيفية .

إصدار القرارات النهائية حول المشروعات الكبرى ، والخطط التنموية التي سيتمُّ العمل على تطبيقها.

التعامل مع كافة موظفي الشركة ، وسماع آرائهم وتحفيزهم للمشاركة في الاجتماعات من أجل التعرف على الإنجازات والتحديات التي تواجههم.

تمثيل الشركة أو المؤسسة في المؤتمرات والاجتماعات المحلية والاقليمية والدولية .

تحديات المدير العام تواجه المدير العام في بيئة العمل مجموعةٌ من التحديات ، والتي يجب أن يتعامل معها بكفاءة من أجل تجاوز تأثيرها السلبي عليه، ومن أهم هذه التحديات :

مواجهة الأزمات المالية التي قد تصيب الشركة خلال فترة زمنية معينة ، من خلال محاولة الخروج منها بأقل خسائر ممكنة .

توضيح كافة الاستراتيجيات المتبعة في الشركة لكافة المدراء بطريقة صحيحة؛ حتى يتمكّنوا بدورهم من نقلها إلى الموظفين .

البحث عن الاستثمارات المفيدة للشركة واختيار الأنسب منها، ممّا يُساهمُ في المحافظةِ على مُستقبلِ الأعمال.

تعريف الإدارة العامة الإدارة العامة هي عملية تهدف إلى تحقيق الأهداف المخطط لها مسبقا ، من خلال الاعتماد على الموارد المتاحة ، ومن ثم القيام بتوفير كافّة العمليات التي تساعد على الاستفادة منها بأفضل الطرق الممكنة .

المستويات الادارية يتم تقسيم الإدارة عموما إلى ثلاثةِ مستويات، وهي:

مستوى الإدارة العليا :

هو المستوى الذي تتمثل فيه الإدارة العامة للمؤسسات والشركات، ويحتوي أيضا على قسم رئاسة مجلس الإدارة في المؤسسات الضخمة ، ومتعددة الجنسيات أو الفروع، ويعتبر هذا المستوى هو المتحكم الرئيسي بكافة العمليات الإدارية غير المباشرة ، أو التي تحتاج إلى وجودِ سلطة مباشرة لتطبيقها وتنفيذها وفقا للاحكام والقواعد والتعليمات التي تساعد في تحقيقِ الأهداف المطلوبة بنجاح.

مستوى الإدارة المتوسطة :

هو المستوى الذي يحتوي على مدراء فروع المؤسسات والشركات ، أو على مجموعة من المديرين الذين يعملون في التحكم في العمليات التنفيذية ، والتي تتم الموافقة عليها من الإدارة العليا بعد طرحها في الاجتماعات العامة على مُستوى المنشاة .

كما يحتوي هذا المستوى من الإدارة في بعض المنشات على رؤساء الأقسام والمشرفين عن سير العمل.

مستوى الإدارة الدنيا (الأول):

هو المستوى الذي يحتوي على مجموعةٍ من المُدراء الثانويين الذين يحرصون على تنفيذ التعليمات والخطط المقترحة من الإدارة المتوسطة بتوجيه من الإدارة العليا ، ويشمل هذا المستوى على رؤساء الموظفين أو العمال ، ومتابعي الحركات التنفيذية ، مثل أُمناء المستودعات .

العمليات الادارية تقوم الإدارة العامة بمجموعة من العمليات الإدارية التي تساعد على نجاح العمل وتحقيق الأهداف الخاصة في المنشاة ، وتقسم إلى أربع عمليات رئيسة، وهي:

التخطيط :

هي العملية والوظيفة الأولى من وظائف الإدارة، والتي تساهم في صياغة مجموعة من الخطط الاستراتيجية لتحديدِ طبيعة المهام التي سيتم تنفيذها من خلال الاعتمادِ على توجيهات الإدارة العليا ، فتساعد في تحويل هذه الخطط من مجرد إستراتيجيات إلى مجموعةٍ من العمليات التشغيلية التي يتم تطبيقها واقعيا .

التنظيم :

هي العملية التي تهدف إلى ترتيبِ وتوزيع المَهام بين الموظفين من خلال الاعتمادِ على تطبيق سياسة وظيفية عامة، وتساهم في توفيرِ القدرة على تنظيمِ العمل بطريقة صحيحة، والتعزيز مِن الاتصال بين الموظفين والأقسام والإدارة، وتنسيق المهام الوظيفية ، والتحكم بمصادر الموارد المتاحة ، وتفويض المدراء في المستوى المتوسط والأول في التحكم بالعمليات .

القيادة:

هي العملية التي تساعد على تعزيز التنظيم من خلال الاستعانة بمجموعة من التعليمات الإدارية ، والتي تساعد في توجيه الموظفين ، ومتابعة عملهم، والتأكد من قيامهم بالمهام المطلوبة منهم بطريقة صحيحة، وتتناسب مع السياسة العامة الخاصة بالمؤسسة ، وتتمثل القيادة بدور الإدارة في معالجة كافة النقاط التي يجد الموظفون صعوبة في التعامل معها.

السيطرة :

هي العملية الأخيرة من عمليات الإدارة، والتي تعتمد على فرض التحكم والرقابة على سير العمل من خلال السيطرة عليه والتأكد من تنفيذه، وعادةً تطبق السيطرة عن طريق متابعة نتائج الأعمال، ومن ثم مقارنتها مع الخطط الاستراتيجية في مرحلة التخطيط ، وتقييم مدى نجاح الإدارة بمشاركة الموظفين في الوصول إلى النتائج الصحيحة .